Tugas seorang resepsionis atau staf front office sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Mereka adalah wajah pertama yang dilihat oleh pengunjung dan bertanggung jawab untuk memberikan kesan positif. Berikut adalah beberapa tugas utama seorang resepsionis:
1. Menyambut dan Melayani Tamu:
- Menyapa tamu dengan ramah dan profesional.
- Membantu tamu dengan memberikan informasi yang mereka butuhkan.
- Mengarahkan tamu ke orang atau departemen yang tepat.
- Menangani keluhan tamu dengan sabar dan efektif.
2. Menangani Komunikasi:
- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon masuk.
- Menerima dan mendistribusikan surat, paket, dan email.
- Mencatat pesan dan menyampaikan informasi kepada pihak yang bersangkutan.
3. Tugas Administratif:
- Mengelola jadwal pertemuan dan janji temu.
- Memasukkan data dan mengelola arsip.
- Menyiapkan dokumen dan laporan.
- Mengelola peralatan kantor dan persediaan.
4. Memberikan Informasi:
- Memberikan informasi umum tentang perusahaan atau organisasi.
- Memberikan petunjuk arah dan informasi lokasi.
- Menangani pertanyaan dan permintaan informasi dari tamu.
5. Menjaga Keamanan dan Ketertiban:
- Memantau area lobi dan memastikan keamanan.
- Mencatat identitas tamu yang datang.
- Mengikuti prosedur keamanan yang berlaku.
Keterampilan yang Dibutuhkan:
- Kemampuan komunikasi yang baik.
- Keterampilan interpersonal yang kuat.
- Kemampuan organisasi dan multitasking.
- Kemampuan menggunakan komputer dan perangkat kantor lainnya.
- Penampilan yang rapi dan profesional.
Secara keseluruhan, resepsionis atau staf front office memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan yang ramah dan efisien. Mereka adalah penghubung antara perusahaan atau organisasi dengan dunia luar, dan tugas mereka sangat penting untuk keberhasilan organisasi.
Apakah anda tertarik untuk mendaftarkan diri anda menjadi seorang receptionist / front office dan personalia & GA.
Berikut lowongan pekerjaan receptionist / front office dan personalia & GA yang dapat anda lamar.
