Tugas staf administrasi sangat bervariasi, tergantung pada industri dan ukuran perusahaan tempat mereka bekerja. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa tugas utama seorang staf administrasi:
Tugas Umum:
1. Pengelolaan Dokumen:
- Mengatur dan mengarsipkan dokumen fisik dan digital.
- Membuat dan memperbarui database.
- Memastikan dokumen mudah diakses dan aman.
2. Komunikasi:
- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon.
- Menerima dan mengirim email.
- Menulis surat dan laporan.
- Berkomunikasi dengan klien, kolega, dan pihak eksternal lainnya.
3. Pengelolaan Jadwal:
- Mengatur jadwal pertemuan dan acara.
- Mengelola agenda pimpinan atau departemen.
- Membuat pengingat dan memastikan semua jadwal terpenuhi.
4. Penyediaan Logistik:
- Memesan dan mengelola perlengkapan kantor.
- Mengatur perjalanan dinas.
- Membantu persiapan acara kantor.
5. Dukungan Administratif:
- Menyiapkan presentasi dan laporan.
- Melakukan entri data.
- Membantu tugas-tugas lain yang diberikan.
Tugas Tambahan (Tergantung Perusahaan):
1. Keuangan:
- Mengelola Invoice dan pembayaran.
- Membuat laporan keuangan sederhana.
- Sumber Daya Manusia (SDM):
- Membantu proses rekrutmen.
- Mengelola data karyawan.
2. Pemasaran:
- Membantu persiapan materi pemasaran.
- Mengelola media sosial.
Keterampilan yang Dibutuhkan:
- Kemampuan Komunikasi yang Baik: Lisan dan tulisan.
- Kemampuan Mengorganisir dan Multitasking: Mampu mengatur banyak tugas sekaligus.
- Kemampuan Mengoperasikan Komputer: Menguasai program perkantoran seperti Microsoft Office.
- Ketelitian dan Kerapian: Detail dalam mengerjakan tugas.
- Kemampuan Bekerja dalam Tim: Mampu berkolaborasi dengan baik.
Jenjang Karir:
Seorang staf administrasi dapat mengembangkan karir mereka menjadi posisi yang lebih tinggi, seperti:
- Koordinator Administrasi: Bertanggung jawab atas koordinasi tugas administrasi di suatu departemen.
- Supervisor Administrasi: Mengawasi tim staf administrasi.
- Manajer Administrasi: Bertanggung jawab atas seluruh operasional administrasi perusahaan.
Apakah anda tertarik untuk mendaftar diri anda menjadi seorang staff administrasi.
Berikut lowongan pekerjaan staff administrasi yang dapat anda lamar.
